Recordatorio de cita

Un recordatorio de cita es un mensaje saliente, por lo general un texto, un correo o una llamada, que se envía antes de la consulta para confirmar los datos y dar al cliente una forma sencilla de cambiarlos.

En una clínica veterinaria, los recordatorios cumplen dos funciones. Ayudan al cliente a acordarse, lo que protege la agenda, y sacan a la luz los cambios a tiempo: quien ya no puede venir lo dice cuando todavía es posible ofrecer el horario a otra persona. Un recordatorio que solo dice "lo esperamos mañana" cumple la primera función. Uno que invita a responder para confirmar, cambiar o cancelar cumple las dos.

Qué debe decir

Breve y concreto: el nombre de la clínica, el de la mascota, la fecha y la hora, la sucursal si hay más de una y cualquier indicación previa que el equipo haya definido como texto estándar. Luego, una sola acción clara, como responder para confirmar o para pedir otro horario.

Momento y canal

Muchas clínicas envían un recordatorio unos días antes y otro el día anterior, según el tipo de cita. Los mensajes de texto se leen rápido; el correo sirve para indicaciones más largas; una llamada funciona con quienes prefieren el teléfono. En cualquier caso, el cliente debería poder responder por el mismo medio por el que recibió el aviso.

Consentimiento y baja

Los recordatorios por texto o por aplicaciones de mensajería deben enviarse solo a clientes que aceptaron recibirlos por ese canal, y cualquier cliente debe poder dejar de recibirlos con facilidad, por ejemplo respondiendo STOP. El software de gestión suele guardar estas preferencias, y conviene mantenerlas al día.

Un ejemplo

En una clínica con dos veterinarios, una clienta recibe un texto dos días antes de la revisión de su conejo con la hora y la invitación a responder para confirmar o cambiar. Contesta que tiene un compromiso de trabajo. El equipo le ofrece dos horarios, ella elige uno y esa misma tarde el espacio original pasa a un cliente de la lista de espera.

Cómo lo maneja Tilly

Tilly envía recordatorios solo a clientes con consentimiento registrado para ese canal y respeta las bajas. El cliente puede responder para confirmar, cambiar o cancelar, y Tilly actualiza directamente el software de gestión compatible.

Para el panorama completo, lea la auditoría de llamadas perdidas. Relacionados: tasa de inasistencia y mensajes de texto bidireccionales.