Cómo funciona Tilly
Tilly contesta las llamadas y los mensajes de su clínica, agenda en su software de gestión y pasa todo lo demás a su equipo. Así se configura, esto es lo que oyen quienes llaman y así mantiene usted el control.
Actualizado
De registrarse a contestar llamadas en una semana, aproximadamente
Una configuración guiada le acompaña en cada paso, y su especialista de incorporación asignado revisa su avance y le ayuda si se atasca. Su equipo dedica unas cuatro horas en total, repartidas en la semana. Tilly no puede empezar a funcionar hasta que se completen todos los pasos de seguridad. La configuración, las llamadas de prueba y la revisión de su primera semana están incluidas, y no hay cargo de configuración.
Cree su cuenta.
Elija su país, su plan y su periodo de facturación. Todavía no necesita tarjeta: agrega un método de pago justo antes de empezar a funcionar. Los datos de su clínica se alojan en EE. UU.
(unos 10 minutos)
Agregue su clínica.
Nombre, dirección, horario de atención y el número al que llamamos si algo falla (su número de respaldo). Llamamos a ese número una vez con un código para comprobar que llega a una línea real.
(unos 10 minutos)
Conecte su software de gestión.
Inicie sesión o pegue una clave, según su PIMS. Tilly importa sus clientes, mascotas, veterinarios, tipos de cita y los próximos 30 días de su agenda.
(unos 15 minutos, más el tiempo de aprobación que necesite el proveedor de su software)
Enséñele a Tilly cómo es su clínica.
Empiece con el paquete de plantillas para veterinarias: una lista lista para usar de servicios veterinarios (vacunas, chequeos de bienestar, odontología, entrega para esterilización y castración, controles, primeras visitas de cachorros y gatitos, exóticos), respuestas iniciales, ajustes de emergencia predefinidos, una derivación de emergencias fuera de horario y flujos para pedidos de medicamentos y de historiales. La eutanasia queda marcada como "solo personal" desde el principio. Luego denos la dirección de su sitio web. Tilly redacta respuestas a partir de él (horario, estacionamiento, servicios, especies que atiende, clientes nuevos, pagos, cancelaciones, pedidos de medicamentos, resultados, fuera de horario) y marca cada una como "borrador — confirmar". Usted aprueba o edita cada una, y Tilly solo usa las respuestas que usted aprobó.
(unos 45 minutos)
Fije sus reglas de citas y transferencias.
Elija qué tipos de cita puede agendar Tilly, con cuánta anticipación y con qué límites. Decida quién recibe las llamadas transferidas durante el día, quién recibe las llamadas urgentes y a qué clínica de emergencias se envía a quienes llaman cuando usted está cerrado.
(alrededor de una hora)
Apruebe el manejo de emergencias.
Un veterinario con licencia de su clínica revisa las reglas de emergencia, escucha ejemplos de respuestas urgentes con la voz de Tilly que usted eligió y las aprueba.
(unos 20 minutos)
Conecte su línea telefónica.
Desvíe su número actual, conecte su sistema telefónico u obtenga un número local nuevo. Hay guías paso a paso para las compañías y los sistemas telefónicos más comunes.
(unos 20 minutos, más la activación de su compañía telefónica)
Haga 20 llamadas de prueba y empiece a funcionar.
Su equipo llama y prueba las situaciones reales: una cita, un pedido de medicamento, una pregunta que Tilly no debe responder, una emergencia, una llamada delicada, pedir hablar con una persona, decir "no grabe", una llamada en español. Cada prueba se verifica sola, y las llamadas de prueba nunca se cobran. Cuando todas pasan, usted agrega un método de pago, elige cómo contesta Tilly y empieza a funcionar.
(unos 50 minutos)
Luego invite a su equipo. Cuatro videos cortos de capacitación (de cinco minutos cada uno) le muestran al personal lo que oyen quienes llaman, cómo recibir una transferencia, cómo trabajar las tareas y cómo corregir una respuesta.
Los tiempos de cada paso son estimaciones que muestra el asistente de configuración. Para configurar una segunda sede se reutilizan los ajustes de la primera.
Conserve su número
Desvíe su número.
Conserve su compañía telefónica y su número. Active el desvío de llamadas con su compañía o su sistema telefónico, y Tilly lo detecta con una llamada de prueba.
Conecte su sistema telefónico.
Si su sistema telefónico admite SIP, conéctelo directamente. Las llamadas que Tilly transfiere vuelven a pasar por su propio sistema.
Obtenga un número nuevo o transfiera el suyo.
Elija un número local en minutos o transfiera su número actual a Tilly. Mientras la transferencia está en curso, el desvío mantiene todo funcionando.
Usted elige qué llamadas contesta Tilly
Recomendado para empezar
Desborde
Sus teléfonos suenan primero. Si nadie contesta en el tiempo que usted elija (20 segundos de forma predeterminada), contesta Tilly. Su equipo atiende las llamadas que puede; Tilly atiende las demás.
Fuera de horario
Su equipo contesta mientras la clínica está abierta. Tilly contesta cuando está cerrada, incluidas las noches, los fines de semana y los días festivos.
Horario
Configúrelo por semana. Por ejemplo: Tilly contesta todo a la hora del almuerzo y los sábados por la tarde, y en modo desborde el resto del tiempo.
Todas las llamadas
Tilly contesta todas las llamadas y transfiere a su equipo siempre que hace falta una persona.
Los días festivos de su país se cargan automáticamente, y usted puede agregar sus propios cierres. Cambie el modo cuando quiera desde su panel. El cambio se aplica de inmediato.
Lo que oyen quienes llaman
Tilly contesta y dice que es una IA.
"Hola, soy Tilly, el asistente de inteligencia artificial de Maple Street Animal Hospital." Si la llamada se graba, quien llama también lo oye y puede decir que no.
Revisión de emergencias en cada frase.
Antes que nada, Tilly revisa lo que dijo quien llama en busca de señales de una posible emergencia.
Posible emergencia → una persona.
Tilly comunica a quien llama con su equipo de inmediato. Si la clínica está cerrada, le da y le envía por texto los datos de su clínica de emergencias aliada y avisa a su veterinario de guardia.
Todo lo demás → Tilly ayuda.
Reconoce a los clientes que vuelven, responde con la información que usted aprobó y agenda, cambia o cancela citas en su PIMS.
Lo que solo su equipo puede hacer → una tarea.
Pedidos de medicamentos, resultados, mensajes para un veterinario. Tilly reúne los datos y crea una tarea en su panel y una nota en su PIMS.
Pide una persona → una persona.
Tilly transfiere la llamada. Su empleado oye quién llama y por qué antes de aceptarla. Si nadie puede atender, Tilly programa una devolución de llamada y le envía un texto a quien llama.
Después de la llamada.
Un resumen, la transcripción y el resultado aparecen en su panel en menos de un minuto.
Si algo falla durante una llamada, la llamada pasa al número de respaldo de su clínica en tres segundos.
Su clínica, sus reglas
Usted aprueba cada respuesta.
Tilly responde preguntas solo con información que usted aprobó. Si no sabe algo, lo dice y toma un mensaje.
Usted fija las reglas de citas.
Qué citas, qué veterinarios, con cuánta anticipación, cuántos clientes nuevos al día, qué especies qué días.
Usted elige adónde van las llamadas.
Recepción, línea urgente, veterinario de guardia, clínica de emergencias aliada, cada una con su propio horario.
Usted ve cada conversación.
Transcripción, grabación (si graba), resumen y resultado de cada llamada y cada mensaje.
Usted puede intervenir.
Tome el control de cualquier conversación por texto desde el panel y devuélvala cuando termine.
Usted puede corregirla.
Corrija una respuesta una vez y Tilly usará la versión corregida desde entonces.
Usted puede deshacer cambios.
Cada cambio de configuración se guarda con el nombre de quien lo hizo, y usted puede revertirlo.
Usted puede probar primero.
Cada vez que publica un cambio, Tilly ejecuta sus escenarios de prueba (cita, pedido de medicamento, horario, urgencia, transferencia, llamada delicada) y le muestra los resultados primero. Si falla una revisión de seguridad, el cambio no se publica. También puede hacer una llamada de prueba desde su navegador para escucharla antes que quienes llaman.
Un toque envía todas las llamadas a su clínica.
Active el interruptor en su panel, desde una computadora o su celular, y cada llamada nueva va directo a la línea de su clínica en 10 segundos. Todo su equipo ve que está activado, y usted puede programarlo para que vuelva a Tilly por sí solo después de 30 minutos, de unas horas, cuando vuelva a abrir o a la hora que usted elija (hasta 7 días). Los textos y los recordatorios siguen funcionando con normalidad.
Las llamadas delicadas pasan a personas.
Las llamadas sobre una eutanasia, la pérdida de una mascota o una queja se atienden con cuidado y pasan a su equipo. Tilly nunca agenda una eutanasia.
Le acompañamos durante su primer mes
Día 1:
Su especialista de incorporación se comunica con usted después de sus primeras 24 horas.Primeras 50 conversaciones:
Las revisa el equipo de Tilly.Días 7 y 14:
Revisiones para ajustar lo que haga falta.Día 30:
Una última revisión y una nota de traspaso; después, nuestro equipo de soporte se encarga.Días 1 a 30:
El mismo especialista asignado es su contacto para cualquier cosa que quiera cambiar, y responde en un plazo de 2 horas hábiles dentro de su horario de trabajo.
Cada mañana, siempre. Un resumen breve por correo electrónico, texto o notificación de la app, como usted prefiera: llamadas de la noche, citas agendadas, tareas pendientes y casos urgentes, para cada sede.
Ayuda cuando la necesita
Una persona asignada desde el inicio.
Su especialista de incorporación es su contacto desde el día en que se registra hasta 30 días después de empezar a funcionar.
Ayuda urgente, de día y de noche.
Si sus llamadas no se están contestando, llame a nuestra línea de soporte 24/7 o elija "No se están contestando las llamadas" en el chat, y una persona responde en 15 minutos, las 24 horas, todos los días.
Ayuda desde su panel.
Chatee con nuestro equipo de soporte desde el botón de ayuda de su panel, o escríbanos por correo electrónico. Si algo importante no funciona, como las citas o los mensajes, respondemos en 4 horas hábiles; las demás preguntas, en 1 día hábil.
Le avisamos primero.
Si un problema de nuestra parte afecta sus llamadas o mensajes, avisamos a sus dueños, administradores y gerentes en 15 minutos en el panel y por correo electrónico (y por texto cuando las llamadas están afectadas), enviamos actualizaciones hasta que se resuelve y las publicamos en nuestra página de estado, status.tillyvet.com. Después de un incidente grave, usted recibe un informe escrito en 5 días hábiles.
Nunca se queda sin salida.
Si algo falla durante una llamada, la llamada suena en su clínica. Y el interruptor de un toque envía todas las llamadas directo a su clínica cuando usted quiera.
Sin consejos médicos.
Tilly nunca diagnostica, nunca nombra medicamentos ni dosis y nunca sugiere remedios caseros.
Las emergencias pasan a una persona.
Una posible emergencia pasa en segundos a su equipo, o a su clínica de emergencias aliada fuera de horario.
Siempre dice que es una IA.
Cada llamada y cada mensaje empiezan con "Soy Tilly, el asistente de inteligencia artificial de su clínica."
Preguntas
¿Necesito a una persona de informática?
No. La configuración es una lista guiada en su navegador. El desvío de llamadas tiene instrucciones paso a paso para su compañía telefónica o su sistema telefónico. La única excepción son IDEXX Cornerstone y Covetrus AVImark, que necesitan un pequeño programa de Windows (Tilly Bridge) instalado en una computadora de su clínica.
¿Podemos empezar solo con algunas llamadas?
Sí. La mayoría de las clínicas empiezan con el desborde o fuera de horario y lo amplían después. Puede cambiar el modo en cualquier momento.
¿Qué pasa si nuestro software de gestión no es compatible?
Tilly igual contesta, reconoce a quienes ya conoce, responde preguntas y toma las solicitudes de cita como tareas que su equipo confirma. Puede conectar su software más adelante.
¿Quién aprueba las reglas de emergencia?
Un veterinario con licencia de su clínica. Las reglas base las redactan y aprueban los asesores clínicos de Tilly, que son veterinarios con licencia. Su veterinario puede agregar señales de alarma para su clínica, pero no puede quitar las de base.
¿Cuántas llamadas puede atender Tilly a la vez?
Diez a la vez por sede de forma predeterminada, y más si lo solicita. Si todas las líneas están ocupadas, la siguiente llamada suena en su clínica.
¿Qué idiomas habla Tilly?
Español e inglés. Tilly cambia de idioma cuando quien llama lo hace.
¿Qué pasa si queremos sacar a Tilly de los teléfonos ahora mismo?
Use el interruptor de un toque en su panel, desde una computadora o su celular. Cada llamada nueva va directo a la línea de su clínica en 10 segundos, y sigue así hasta que usted lo vuelva a cambiar o se cumpla el tiempo que fijó. Los dueños, administradores y gerentes también pueden activarlo enviando una palabra clave por texto desde su celular registrado, o llamando a nuestra línea de control desde ese teléfono e ingresando su PIN.