Recordatorio de vacunas
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Este artículo es para equipos de clínicas veterinarias. Si le preocupa una mascota en este momento, llame a su veterinario o a la clínica de emergencias más cercana.
Un recordatorio de vacunas (en inglés, vaccine recall) es un proceso de agenda: la clínica avisa al cliente que se acerca la visita de vacunas de su mascota, según las fechas de recordatorio que ya figuran en sus registros, y le ayuda a reservarla.
Para la recepción, es una tarea de aviso y de reserva. Qué necesita cada mascota, y cuándo, lo deciden los veterinarios de la clínica y queda anotado en el expediente. La recepción solo trabaja con esas fechas, nunca las cambia ni las interpreta.
Cómo funciona una ronda de recordatorios
La mayoría de los sistemas de gestión veterinaria (PIMS) guardan una lista de recordatorios que vencen en las próximas semanas. Alguien del equipo saca esa lista, quita las mascotas que ya tienen cita, las que se mudaron y las que fallecieron, y contacta al resto. El contacto puede ser un mensaje de texto, un correo, una llamada o una postal, según lo que cada cliente haya aceptado.
Un buen mensaje nombra la clínica y la mascota, dice que la visita está por vencer y pide una sola acción: reservar o responder para acordar un horario. Si no hay reserva después del primer mensaje, se envía un seguimiento más adelante. Después, el recordatorio queda en el PIMS para la siguiente revisión.
Dónde fallan los recordatorios
Los recordatorios se atrasan cuando la recepción está ocupada, porque nunca parecen tan urgentes como el teléfono que suena. Las listas se desactualizan, y un cliente que perdió a su mascota puede recibir un mensaje muy doloroso. Además, enviar mensajes de texto exige el consentimiento adecuado para ese canal y ese propósito, con una forma sencilla de darse de baja. Mantener la lista limpia y los consentimientos al día importa tanto como enviar los mensajes.
Un ejemplo
El primer lunes de cada mes, la gerente saca los recordatorios que vencen el mes siguiente. Quita tres mascotas registradas como fallecidas y dos que ya tienen cita. Los clientes que aceptaron mensajes de texto reciben un mensaje corto con opción de respuesta. Una semana después, quien no reservó recibe un solo seguimiento, y los demás quedan para una llamada del equipo.
Cómo lo resuelve Tilly
Tilly envía recordatorios de vacunas y de bienestar a los clientes que aceptaron recibir mensajes de su clínica. Los recordatorios que vencen en su PIMS se convierten en mensajes, se envían antes de la fecha y se les da seguimiento si no hay reserva. Cuando el cliente responde para elegir un horario, Tilly hace la reserva. Tilly no decide qué necesita una mascota: solo trabaja con los recordatorios que su equipo ya definió.
Para horarios, redacción y seguimiento, consulte la guía completa sobre inasistencias, recordatorios y llamadas de control y las plantillas de mensajes de recordatorio.