Citas agendadas directamente en su software de gestión
Cuando un cliente llama para pedir una cita, Tilly revisa su agenda real, ofrece horarios que siguen sus reglas y agenda la cita en su PIMS mientras el cliente sigue en la línea. Después le envía una confirmación por texto.
Actualizado
Jordan Lee · Biscuit (perro)
+1 •••• ••• 0134 · Voz · Fuera de horario · 2:14 · Inglés
Resumen
Jordan Lee llamó fuera de horario para agendar las vacunas de Biscuit (perro). Tilly agendó el martes a las 9:30 a.m. con la Dra. Priya Shah en el software de gestión y envió una confirmación por mensaje de texto.
Lo que hizo Tilly
- Cita agendada: Biscuit — vacunas, mar. 9:30 a.m., Dra. Priya Shah
- Confirmación por texto enviada al +1 •••• ••• 0134 · entregada
Transcripción · Grabada
- Tilly · 00:00Se comunicó con Maple Street Animal Hospital fuera del horario de atención. Volvemos a abrir mañana a las 8:00 a.m. Hola, soy Tilly, el asistente de inteligencia artificial de Maple Street Animal Hospital. Puede decir «persona» en cualquier momento para hablar con el equipo. Esta llamada se graba para que la clínica pueda revisarla. Si prefiere que no se grabe, dígamelo. ¿En qué puedo ayudarle hoy?
- Quien llama · 00:16Hola, habla Jordan Lee. Quiero agendar a Biscuit para sus vacunas.
- Tilly · 00:21Gracias, Jordan. Veo a Biscuit en su cuenta. Tengo el martes a las 9:30 a.m. o el miércoles a las 4:15 p.m. con la Dra. Shah. ¿Cuál le conviene más?
- Quien llama · 00:33El martes a las 9:30, por favor.
- Tilly · 00:36Listo: Biscuit, vacunas, el martes a las 9:30 a.m. con la Dra. Shah. ¿Quiere una confirmación por mensaje de texto?
La mayoría de sus llamadas son para pedir citas.
Vacunas, chequeos, consultas por enfermedad, revisiones. Cada una le quita unos minutos de atención a alguien, y una llamada que termina en el buzón de voz puede convertirse en una cita en otra clínica. Tilly atiende esas llamadas sin que su equipo tenga que capturar nada dos veces.
Cómo agenda Tilly
Reconoce al cliente.
Busca el número de quien llama en su lista de clientes y confirma quién es y para qué mascota es la visita.
Encuentra la cita adecuada.
Deduce el servicio a partir de lo que dice quien llama y revisa sus reglas: qué veterinarios, qué especies, con cuánta anticipación y cuánto dura.
Ofrece dos buenas opciones.
"Tengo mañana, martes, a las 9:30 a.m. con el Dr. Patel, o el jueves a las 2:15 p.m. ¿Cuál le conviene?" Tres opciones si quien llama tiene flexibilidad.
Agenda y confirma.
Comprueba en ese momento que el horario sigue libre en su PIMS, agenda la cita y se la repite al cliente.
Envía la confirmación.
Por texto o WhatsApp, si el cliente está de acuerdo. Una nota sobre la llamada se guarda en el expediente del cliente en su PIMS.
Ejemplo de nuestra clínica de demostración
- Tilly
- Hola, soy Tilly, el asistente de inteligencia artificial de Maple Street Animal Hospital. Esta llamada se graba para que la clínica pueda revisarla. Si prefiere que no se grabe, dígamelo. ¿En qué puedo ayudarle hoy?
- Quien llama
- Hola, a Biscuit le tocan sus vacunas.
- Tilly
- Con gusto le ayudo. ¿Habla Jordan? … Gracias, Jordan. Tengo mañana, martes, a las 9:30 a.m. con el Dr. Patel, o el jueves a las 2:15 p.m. con el Dr. Okafor. ¿Cuál le conviene más?
- Quien llama
- El martes está bien.
- Tilly
- Listo, ya tiene su cita: vacunas para Biscuit, mañana, martes, a las 9:30 a.m. con el Dr. Patel. ¿Quiere que le envíe una confirmación por texto a este número?
Los detalles que importan en su recepción
Sin citas duplicadas.
Tilly reserva el horario, lo confirma en vivo en su PIMS y solo entonces agenda. Dos personas no pueden recibir el mismo horario.Cambios y cancelaciones.
Los clientes pueden cambiar o cancelar su cita por teléfono o por texto. Tilly les lee su política de cancelación cuando corresponde.Clientes nuevos.
Tilly toma los datos del dueño y de la mascota, los registra en su PIMS, aplica sus reglas para clientes nuevos y envía por texto un formulario de ingreso seguro.Varias mascotas, una llamada.
Agende dos gatos seguidos en una sola conversación.Depósitos.
Para los servicios que lo requieren, Tilly envía por texto un enlace de pago seguro. Nunca se toman números de tarjeta por teléfono.Lista de espera.
Si ningún horario le conviene, Tilly pone al cliente en la lista de espera y le ofrece la próxima cancelación que coincida.Cuando su PIMS no funciona.
Tilly sigue tomando solicitudes, crea una tarea de solicitud de cita para su equipo y le dice a quien llama que la clínica le confirmará por texto. Se pone al día cuando su sistema vuelve a funcionar.Horarios claros.
Los horarios se dicen con el día de la semana ("mañana, martes, a las 9:30 a.m.").Algunas citas siempre son para su equipo.
Tilly nunca agenda una eutanasia. A quien lo pide se le ofrece hablar con una persona cuando alguien de su equipo está disponible, o una devolución de llamada con prioridad, sin insistir en agendar.
Sus reglas, aplicadas siempre
- Elija qué tipos de cita puede agendar Tilly y cuáles se convierten en una solicitud para su equipo.
- Defina la anticipación mínima, con cuánto tiempo pueden agendar los clientes, los límites diarios y los límites por especie ("no más de dos conejos al día", "nada de exóticos los lunes").
- Asigne cada servicio a los veterinarios que lo realizan, con la duración según la especie.
- Pruebe cualquier regla con "probar una cita" antes de activarla.
Sin consejos médicos.
Tilly nunca diagnostica, nunca nombra medicamentos ni dosis y nunca sugiere remedios caseros.
Las emergencias pasan a una persona.
Una posible emergencia pasa en segundos a su equipo, o a su clínica de emergencias aliada fuera de horario.
Siempre dice que es una IA.
Cada llamada y cada mensaje empiezan con "Soy Tilly, el asistente de inteligencia artificial de su clínica."
Si quien llama describe una posible emergencia mientras agenda, Tilly deja de agendar y le comunica con una persona.
Preguntas
¿En qué software de gestión puede agendar Tilly?
Shepherd, ezyVet, IDEXX Neo, Covetrus Pulse, IDEXX Cornerstone y Covetrus AVImark. Consulte la página de integraciones para ver lo que admite cada uno.
¿Puede Tilly agendar con un veterinario en particular?
Sí. Si quien llama pide un veterinario, Tilly ofrece primero los horarios de ese veterinario. Usted decide con qué veterinarios se puede agendar cada servicio.
¿Qué pasa si el cliente quiere un horario que no está libre?
Tilly le pregunta qué le conviene y vuelve a buscar. Si nada le sirve, le ofrece la lista de espera o pasa una solicitud de cita a su equipo.
¿Se verán diferentes en nuestro PIMS las citas que agenda Tilly?
Aparecen como citas normales del tipo correcto, con el cliente, la mascota y el veterinario correctos. Se agrega una nota de la llamada al expediente, para que su equipo vea que la hizo Tilly.
¿Puede Tilly agendar cirugías o procedimientos largos?
Solo si usted lo permite. Muchas clínicas dejan que Tilly agende visitas de rutina y pase las solicitudes de cirugía al equipo como una tarea. Tilly nunca agenda una eutanasia, sin importar su configuración.