Recepcionista con IA
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Un recepcionista con IA es un software que contesta las llamadas entrantes con una voz natural, entiende lo que necesita la persona y resuelve los trámites de rutina antes de pasar el resto a su equipo.
Con este nombre se venden productos muy distintos. Los más sencillos saludan, anotan el nombre y el motivo de la llamada y envían un mensaje a la clínica. Los más completos consultan la agenda, ofrecen horarios reales, confirman la cita y la registran en el software de gestión veterinaria (PIMS) mientras el cliente sigue en la línea.
Cómo funciona durante una llamada
Tres tecnologías trabajan juntas. La conversión de voz a texto transcribe lo que dice el cliente a medida que habla. Un modelo de IA interpreta la petición y decide qué hacer, por ejemplo buscar un hueco libre o crear una tarea para el personal. Después, la conversión de texto a voz convierte la respuesta en una voz. Cuando todo funciona bien, la conversación se parece más a hablar con una persona atenta que a navegar por un menú de teclas.
Qué debe hacer y qué no en una clínica veterinaria
En la recepción de una clínica, las tareas que más aporta son las repetitivas: agendar consultas de rutina, cambiar o cancelar citas, informar sobre horarios, estacionamiento o qué traer, y registrar pedidos de recetas o de resultados para que el equipo los revise. Lo que nunca debe hacer es dar consejos médicos ni opinar sobre si una mascota está enferma. Ante una posible emergencia, la llamada tiene que pasar a una persona de inmediato.
También importa la transparencia. Un buen sistema avisa al comienzo de la llamada que es una IA y ofrece hablar con una persona cada vez que el cliente lo pide.
Un ejemplo
En una clínica con dos veterinarios, los teléfonos suenan sin parar justo después de abrir, mientras las dos recepcionistas atienden a los clientes en el mostrador. Llama una dueña para cortarle las uñas a su gato. En lugar de quedar sin contestar, la llamada la atiende el recepcionista con IA, que encuentra un hueco el jueves por la tarde, agenda la cita y le envía la confirmación por mensaje de texto. La siguiente llamada es de un dueño preocupado por un cambio en su perro, y la IA la transfiere a una persona del equipo.
Cómo lo resuelve Tilly
Tilly avisa que es una IA al comienzo de cada llamada, atiende en inglés y en español, y agenda, cambia o cancela citas directamente en su software de gestión. Los pedidos de recetas y resultados se convierten en tareas para el personal. Las posibles emergencias pasan a personas, quien pide hablar con alguien recibe una transferencia o una devolución de llamada, y si algo falla la llamada suena en su propia línea.
Para medir cuántas llamadas se le escapan hoy a su clínica, lea la guía para auditar las llamadas perdidas. También puede comparar con un servicio de contestación de llamadas o con la recepción con IA.