Doble reserva de citas
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La doble reserva de citas es un choque en la agenda en el que dos citas ocupan el mismo horario para el mismo veterinario, técnico o consultorio, ya sea por error o por decisión.
En una clínica veterinaria, la que causa problemas es la accidental. Llegan dos clientes a las diez para el mismo veterinario, uno tiene que esperar, el día se atrasa y todos los que siguen esperan también. Suele ocurrir cuando las citas se registran en más de un lugar: una libreta y el software de gestión, dos recepcionistas en dos computadoras al mismo tiempo o un formulario en línea cuyas solicitudes se capturan a mano después.
Cuando es a propósito
Algunas clínicas sobrecargan la agenda de forma deliberada: ponen una segunda consulta corta donde esperan una inasistencia o meten un caso urgente en un día lleno. Esa es una decisión clínica y de negocio que le toca a la práctica. Lo importante es que sea una decisión visible en la agenda y no un accidente.
Causas frecuentes del error
Los culpables son conocidos. Una cita se apunta durante un momento de mucho trabajo y se registra después, cuando el horario ya se ocupó. Los tipos de cita tienen una duración equivocada y una consulta larga invade la siguiente. Una cancelación no se borra y el espacio parece ocupado cuando está libre, o al revés. El personal trabaja con vistas distintas de la agenda y no ve a tiempo los cambios de los demás.
Cómo prevenirla
La solución es un solo calendario en vivo donde cada cita se registra en el momento, con tipos de cita de duración realista. Revisar la agenda del día siguiente ayuda a detectar choques antes de que lleguen los clientes.
Un ejemplo
En una clínica con dos veterinarios, una recepcionista toma una cita por teléfono mientras el software está trabado y la anota en papel. Mientras tanto, su compañera agenda a un cliente sin cita en el mismo horario desde la otra computadora. A la mañana siguiente llegan los dos juntos. El equipo acuerda que las citas se registran directo en el sistema y que cualquier nota en papel se captura antes de colgar.
Cómo lo maneja Tilly
Tilly agenda directamente en el software de gestión compatible, así que solo ofrece horarios que la agenda muestra libres y la cita aparece en el mismo calendario que usa su equipo. Con otros PIMS, los pedidos llegan como tareas.
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